איך לייעל ולנהל פגישות עבודה?
רובנו עורכים פגישות עבודה ולא מעט זמן מתבזבז על פגישות אלו משום שהן לרוב אינן מתוכננות נכון. קבלו טיפים שיעזרו לכם לייעל פגישות עבודה ולחסוך זמן.
• זמן שווה כסף – ערכו פגישות עבודה רק אם הן הכרחיות.
• הזמנה רשמית במייל – שלחו לכל המשתתפים זימון במייל הכולל את כל הפרטים הרלוונטיים.
• שליחת תזכורת – רצוי לשלוח תזכורת 24 שעות לפני הפגישה.
• קביעת נושאים ומטרות מראש – קבעו והגדירו מראש את מטרת הפגישה, הנושאים עליהם תדברו ומשך הפגישה. וודאו כי נושאי הפגישה ידועים מראש לכל המשתתפים.
• חומר קריאה – במידה ויש חומרים שעל המשתתפים להכין או לקרוא יש לשלוח אותם לכל המשתתפים טרם הפגישה.
• חשוב להתחיל בזמן – התחילו את הפגישה בזמן גם עם חלק מהנוכחיים לא הגיעו.
• הצהרת קווים מנחים למשתתפים – בתחילת הפגישה ציינו את מטרתה ואת מסגרת הזמן, כך תכוונו את כל המשתתפים להשגת התוצאה המבוקשת.
• הסחות דעת – בקשו מהמוזמנים להימנע מהפרעות כגון: מענה לטלפונים,,SMS יציאה מהחדר שלא לצורך, שיחות חולין וכדומה.
• דעתכם חשובה לנו – על מנהל הישיבה לאפשר לכל הנוכחים לדבר, תוך מיקוד ועמידה בלו"ז.
• סיכום דברים – מעת לעת, על מנהל הישיבה לעצור, לעשות סיכום ביניים על מה שהושג עד כה ולקדם את הדיון להשגת המטרה כולה.
• פרוטוקול – דאגו מראש, לאדם שיכתוב את פרוטוקול פגישה וסיכום פגישה.
• מה הלאה – הגדירו משימות לביצוע, אחראים ולוחות זמנים להמשך.
• לאחר הפגישה – שילחו את סיכום הפגישה לכל המוזמנים לפגישה וקבעו פגישות נוספות במידת הצורך.
• בדיקת אפקטיביות – העבירו משובים על הפגישות פעם בתקופה, כך תוכלו לדעת האם הפגישות אפקטיביות ותורמות לארגון.
* הכותבת הינה מנכ"לית שירון – ייעוץ אסטרטגי, תקשורתי ושיווקי .
