תרבות המולטי-טסקינג (Multi-tasking) זוללת לכולנו את הזמן
מאת: לי טורסטון עדני
ביד אחת כותבים sms, בשנייה מנווטים עם העכבר בין המון החלונות הפתוחים על מסך המחשב ובנוסף מנהלים שיחה עם חבר למשרד.
"האם זהו תאור הולם מיום העבודה שלכם"?
אם כן, אז כנראה שגם אתם 'חולים' במחלת המולטי-טסקינג המחלה של המאה ה-21, 'מחלה' שבה כולם רוצים להצליח ולהספיק לעשות הרבה יותר ממה שבאמת אפשר.
מה זה בכלל מולטי-טסקינג?
מונח המולטי- טסקינג הוא מונח הלקוח מעולם מדעי המחשב. המונח בא לתאר את פעולתו המקבילית לכאורה של המחשב. מדוע לכאורה? מאחר שגם המחשב, שאנו כל כך אוהבים, מעריכים וצמודים אליו כמעט ללא הפסקה, לא באמת מבצע מספר פעולות במקביל. המחשב עובר מחישוב פעולה אחת לאחרת במהירות כה רבה שנראה כאילו הוא מבצע מספר פעולות במקביל. אנלוגיה זו בדיוק מתאימה להאדרת המולטי-טסקינג בה אנו דנים, מעבר בין מספר מטלות ברצף מהיר ללא הקדשת תשומת לב מעמיקה לשום משימה מה שמפריע לנו להיות יעלים וממוקדים.
בכל זמן שמשהו ולו הקטן ביותר מפריע לנו, אנו קופצים מיד למשימה אחרת, כשאנו כבר חוזרים למשימה הקודמת בה התחלנו לטפל לוקח לנו זמן יקר לשוב ולהתמקד בה. בכך בעצם המולטי- טסקינג מחסל לנו את התפוקה האישית.
ריבוי משימות: האשליה הגדולה של האדם
בעוד שאנחנו גאים להצהיר שאנחנו מולטי- טסקינג, ולרוב גם מתפארים בכך, הנירולוג ארל מילר מאוניברסיטת MIT בארצות הברית חושב אחרת. לטענתו, "אנשים לא יכולים לבצע ריבוי משימות בצורה טובה וכאשר הם אומרים שהם יכולים הם פשוט משלים את עצמם" הוא מוסיף ומדגיש "המוח שלנו טוב בלהשלות את עצמו".
השלכות המולטי- טסקינג
למולטי המולטי- טסקינג השלכות רבות על יעילות עבודתנו, להלן רשימה חלקית:
חשיבה מקוטעת.
התייחסות לדברים חשובים וזניחים באותה מידה.
חוסר מיקוד בהגדרת יעדים והשגתם.
חוסר זמן למחשבה.
ירידה בחשיבה יצרתית וחדשנות.
חוסר יכולת לחשוב מה לשפר.
ה"אויבים" והפיתרונות
ישנן המון דברים אשר מחסלים וזוללים לכולנו זמן עבודה יקר. קריאת מילים, שליחת SMS-ים, גלישה ברשתות חברתיות שאנחנו כל כך אוהבים, כגון: Facebook ו-LinkedIn, קריאת חדשות באינטרנט ועוד. לצערי אין פיתרון אחד לבעיה המולטי -טסקינג, כל אחד צריך למצוא לעצמו את הפיתרון האידיאלי בעבורו.
להלן מקבץ עצות להתמודדות:
שלטו על תשומת הלב ותיעולה למקומות הנכונים .
התמקדו רק במה שאתם שעושים ולא בדברים נוספים בו זמנית.
תכננו ואפיינו כל משימה לפי סדר דחיפותה וחשיבותה.
קיבעו לוחות זמנים מוגדרים מראש למשימות.
הפחיתו את מספר היישומים (חלונות) הפתוחים במחשב שלכם.
עברו לקריאת מיילים מבוקרת, למשל אחת לשעה-שעתיים.
ביטלו ההתראות במחשב ובטלפון בנייד.
הפנו זמן נטו למחשבה והרהורים שקטים.
צרו לכם כלים שיעזרו בחשיבה ממוקדת כמו: סיעור מוחות, התייעצות עם קולגות ועוד.
הגדירו גבולות. למשל, קבלו החלטה האם עונים מייד על כל צלצול או sms, כמה פעמים תגלשו באינטרנט, האם שולחים תגובה מיידית על כל מייל או אחת לכמה שעות ועוד. כדי לעמוד בגבולות שהגדרתם לעצמכם שלחו מייל לכל מי שאתם שעובדים איתם ביומיום ועדכנו אותם על 'הגבולות' החדשים שלכם.
פיתרונות אלו אחרים יכולים לעזור לכולנו להשאיר בחוץ את כל הדברים אשר גוזלים לנו זמן
יקר, לשלוט במצב ולהספיק את העבודה המתוכננת ביעלות ובזמן.
הכותבת: לי טורסטון עדני
מנכ"לית משרד שירון יחסי ציבור
יועצת לעסקים קטנים ובינוניים.
